Norme NF525 et borne de commande caisse : vos obligations légales en 2024

Par Léa, spécialiste en digitalisation de la restauration.

L'installation de bornes de commande tactiles en libre-service s'est généralisée dans les établissements de restauration. Toutefois, au-delà des aspects matériels et logiciels, un aspect juridique strict s'impose à tous les gérants : la réglementation fiscale sur les logiciels d'encaissement.

Dès lors qu'une borne de commande enregistre le détail des ventes et effectue l'encaissement autonome par carte bancaire ou ticket restaurant, est-elle soumise à la norme NF525 ? Quelles sont les pièces justificatives à présenter à l'administration fiscale ? Voici un décryptage complet du cadre légal.

Que dit la loi sur les bornes de commande effectuant des encaissements ?

Depuis le 1er janvier 2018, l'article 88 de la loi de finances n° 2015-1785 impose à tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de caisse, d'utiliser un équipement répondant à quatre conditions légales :

• L'inaltérabilité : Toute modification ou annulation d'une commande saisie doit laisser une trace numérique ineffaçable dans le système.
• La sécurisation : Les données d'encaissement de la borne doivent être scellées et garanties par une signature numérique.
• La conservation : Les données de ventes quotidiennes, mensuelles et annuelles doivent être clôturées et conservées pendant une durée légale de 6 ans.
• L'archivage : Le système doit permettre de figer les données et de les exporter facilement en cas de contrôle des agents du Trésor Public.

Distinction entre borne de commande simple et borne avec paiement intégrée

• La borne de consultation / commande pure : Si la borne sert uniquement à composer le panier du client et à imprimer un bon d'envoi transféré à une caisse enregistreuse tenue par un hôte qui perçoit le règlement, la borne n'est pas considérée comme un logiciel d'encaissement.
• La borne de commande avec encaissement (TPE intégré) : Dès lors que le paiement s'effectue directement sur le terminal de la borne, l'ensemble de la chaîne logicielle (logiciel de borne + logiciel de caisse relié) doit être certifié conforme NF525 ou posséder une attestation individuelle de l'éditeur conforme au LNE (Laboratoire National de Métrologie et d'Essais).

Quels sont les risques et les amendes en cas de non-conformité ?

En cas de contrôle imprévu par l'administration fiscale dans votre établissement, l'inspecteur vérifiera la présence des certificats NF525 / LNE pour l'ensemble des points d'encaissement, bornes en libre-service comprises.

En cas de défaut d'attestation ou d'utilisation d'un logiciel permis de manipuler les opérations d'encaissement sans traçabilité :

• Une amende forfaitaire de 7 500 € par logiciel ou matériel de caisse non conforme est appliquée immédiatement.
• Le gérant dispose d'un délai légal de 60 jours pour se mettre en conformité et présenter le certificat requis.
• Passé ce délai sans régularisation, une nouvelle amende de 7 500 € est infligée, avec un risque renforcé de redressement fiscal sur le chiffre d'affaires global de l'établissement.

Les vérifications à faire avant d'acquérir une borne de commande caisse

Pour protéger votre entreprise et vous assurer d'un équipement 100 % légal, exigez les éléments suivants de votre fournisseur ou éditeur de borne :

1. Le certificat officiel d'homologation : Délivré par un organisme tiers accrédité (INFOCERT pour la marque NF525, ou le LNE). L'attestation doit comporter le nom exact de la version du logiciel installé sur la borne.

2. La gestion claire des annulations de commande : Testez votre matériel : si un client abandonne sa commande en cours sur la borne alors que le panier a été initié, le logiciel doit catégoriser l'opération en « Abandon » dans le journal d'événements sécurisé (JET) et non simplement effacer la ligne d'encaissement.

3. La délivrance d'un justificatif client : La borne certifiée doit pouvoir imprimer un reçu d'encaissement conforme ou proposer son envoi immédiat par e-mail ou QR Code, contenant toutes les mentions obligatoires de TVA et d'identification de votre société.